Pris og økonomi i den lille virksomhed
Hvad tjener du reelt på en opgave?
En kunde betaler måske 25.000 kr. for en opgave, men det betyder ikke, at virksomheden har tjent 25.000 kr. Materialer, arbejdstid, kørsel, markedsføring, administration og andre udgifter skal først trækkes fra. Beregneren på denne side hjælper dig med at se, hvad der reelt er tilbage.
Det er let at fokusere på omsætningen. Der kommer en kunde, et tilbud bliver accepteret, arbejdet bliver udført, og fakturaen bliver betalt. Men en travl virksomhed kan stadig have en svag økonomi, hvis priserne ikke dækker alle de omkostninger, der følger med opgaverne.
Derfor bør du ikke kun spørge: “Hvad fakturerer jeg kunden?” Du bør også spørge: “Hvad koster det mig at udføre opgaven, og hvad er der tilbage, når jeg har betalt for både arbejdet og virksomhedens drift?”
Beregn det reelle overskud på din opgave
Indtast beløbene ekskl. moms. Du kan springe felter over, som ikke er relevante for opgaven. Beregneren medregner ejerens arbejdstid som en omkostning, så virksomhedens overskud ikke bliver blandet sammen med betalingen for dit eget arbejde.
Beregn opgavens reelle overskud
Brug de tal, der passer til den konkrete kunde eller opgave. Resultatet opdateres, når du trykker på beregningsknappen.
Omsætning er ikke det samme som overskud
Omsætningen er virksomhedens salg. Hvis du fakturerer en kunde 25.000 kr. ekskl. moms, har opgaven skabt en omsætning på 25.000 kr. Men pengene skal også betale de omkostninger, som gjorde opgaven mulig.
Materialer og medarbejdertimer er lette at forbinde med den enkelte opgave. Andre udgifter er mindre synlige. Det kan være tid brugt på tilbud, telefonopkald, planlægning og fakturering. Det kan også være bilen, værktøjet, forsikringerne, regnskabsprogrammet, hjemmesiden og markedsføringen.
Når disse poster mangler i beregningen, ser opgaven bedre ud, end den reelt er. Virksomheden kan derfor have meget arbejde og en høj omsætning uden at skabe et tilfredsstillende overskud.
Virksomhedsguiden anbefaler et driftsbudget for at skabe overblik over virksomhedens forventede indtægter og omkostninger. Du kan læse deres vejledning om at lægge driftsbudget og vurdere virksomhedens rentabilitet.
En fyldt kalender er ikke i sig selv et økonomisk mål.
Opgaverne skal både betale for arbejdstiden, de direkte udgifter, virksomhedens fælles udgifter og et reelt overskud.
Din egen tid er en omkostning
For en selvstændig kan grænsen mellem løn og overskud let blive uklar. Hvis en opgave giver 12.000 kr. tilbage efter materialer, kan beløbet umiddelbart ligne et godt overskud. Men hvis du har brugt 40 arbejdstimer på opgaven, skal de timer også betales.
Beregneren beder derfor om en ønsket betaling pr. arbejdstime. Det er ikke nødvendigvis den pris, kunden skal betale pr. time. Det er den værdi, du vil tillægge dit eget arbejde, når du vurderer opgavens økonomi.
Hvis der efter denne beregnede betaling stadig er penge tilbage, har opgaven skabt et egentligt overskud. Hvis der ikke er noget tilbage, har virksomheden måske kun skabt betaling for din arbejdsindsats. Hvis resultatet er negativt, har prisen ikke dækket alle de medregnede omkostninger.
Materialer og andre direkte udgifter
Materialer bør indtastes til virksomhedens reelle indkøbspris ekskl. moms, når virksomheden har momsfradrag. Husk også mindre materialer og forbrugsvarer, som let forsvinder i den samlede beregning.
Andre direkte udgifter kan blandt andet være:
- Leje af maskiner eller særligt udstyr
- Affaldsgebyrer og bortskaffelse
- Parkering, bro eller færge
- Underleverandører
- Levering af materialer
- Tilladelser og gebyrer
- Særligt sikkerheds- eller beskyttelsesudstyr
Små beløb kan virke ubetydelige på én opgave. Hvis de bliver glemt på alle årets opgaver, kan de samlet udgøre en betydelig del af virksomhedens indtjening.
Kørsel består både af bilen og din tid
Når du kører til kunden, koster det virksomheden mere end brændstoffet. Bilen har også udgifter til service, reparationer, dæk, forsikring, værditab og eventuel finansiering.
Derfor kan du indtaste en samlet omkostning pr. kilometer. Brug helst et beløb, der passer til virksomhedens egen bil og økonomi, frem for automatisk at betragte en offentlig kilometersats som bilens præcise omkostning.
Køretiden skal også medregnes. En time i bilen er en time, hvor du normalt ikke kan udføre fakturerbart arbejde hos en anden kunde. Beregneren lader dig derfor værdisætte både kilometerne og tiden bag rattet.
Markedsføring skal fordeles på de kunder, den skaber
En kunde kan være kommet gennem Google, en annonce, virksomhedens hjemmeside, en firmaprofil eller en anbefaling. Det ændrer ikke ved, at virksomhedens samlede markedsføring skal finansieres.
Beregneren giver tre muligheder:
- Fordel den årlige markedsføringsudgift på årets antal kunder
- Brug en procentdel af opgavens indtægt
- Indtast et fast beløb for den konkrete kunde
Den årlige fordeling er enkel, men ikke fuldstændig præcis. En kunde med en lille opgave kommer til at bære samme beløb som en kunde med en stor opgave. Fordeling efter omsætning kan være mere passende, hvis værdien af virksomhedens opgaver varierer meget.
Målet er ikke at finde én universel fordelingsmetode. Målet er at undgå, at udgiften helt forsvinder fra prisen. Kundeklar arbejder netop med at hjælpe mindre virksomheder med at skabe egne kundehenvendelser og større kontrol over ordrebogen.
Administration og faste udgifter skal også betales
Nogle af virksomhedens vigtigste opgaver kan ikke faktureres direkte til en bestemt kunde. Du skal stadig besvare telefonen, lave tilbud, planlægge arbejdet, købe materialer, føre regnskab og sende fakturaer.
De faste og administrative udgifter kan blandt andet omfatte:
- Telefon og internet
- Forsikringer
- Regnskab og bogføringsprogram
- Hjemmeside og programmer
- Værktøj og udstyr
- Lokaler og opbevaring
- Kontorarbejde og tilbudsskrivning
- Kurser, godkendelser og medlemskaber
Du kan fordele disse udgifter pr. kunde eller som en procentdel af omsætningen. Vælger du at fordele udgifterne på kunder, skal antallet være realistisk. Brug ikke antallet af kundehenvendelser, hvis mange aldrig bliver til betalende kunder.
Hvad betyder opgavens overskudsgrad?
Overskudsgraden viser, hvor stor en del af indtægten der er tilbage som overskud efter de medregnede omkostninger.
Beregneren bruger denne formel:
Overskudsgrad = reelt overskud ÷ samlet indtægt × 100
Hvis opgaven har en indtægt på 25.000 kr. og et reelt overskud på 2.500 kr., er overskudsgraden 10 procent. Virksomhedsguiden beskriver også overskudsgraden som resultatet sat i forhold til omsætningen i sin vejledning om virksomhedens vigtigste nøgletal.
Beregningen på denne side vurderer én opgave og er derfor ikke det samme som virksomhedens officielle overskudsgrad i årsregnskabet. Den kan til gengæld hjælpe dig med at opdage, hvilke typer kunder og opgaver der bidrager til virksomhedens økonomi.
Hvad gør du, hvis opgaven giver for lidt?
Et lavt eller negativt resultat betyder ikke automatisk, at kunden har betalt for lidt. Først bør du kontrollere, om tallene er realistiske, og om nogle udgifter er medregnet to gange.
Derefter kan du undersøge:
- Om prisen til kunden skal hæves
- Om materialeforbruget kan planlægges bedre
- Om der bruges flere timer end forventet
- Om kørslen er for lang i forhold til opgavens størrelse
- Om for mange gratis tillægsopgaver bliver udført
- Om markedsføringen skaber de rigtige typer kunder
- Om tilbuddet beskriver opgavens omfang tydeligt nok
- Om små opgaver skal have en minimumspris
Nogle opgaver kan stadig være relevante med en lav fortjeneste. Det kan være en mindre opgave for en god fast kunde eller en opgave, der naturligt fører til andet arbejde. Men det bør være et bevidst valg og ikke resultatet af en pris, der blev fastsat uden overblik.
God kundehåndtering og opfølgning handler også om at indsamle de rigtige oplysninger, før tilbuddet bliver sendt. Jo bedre du forstår opgaven, desto lettere er det at beregne timer, materialer og andre omkostninger realistisk.
Beregneren viser resultatet af en pris, du allerede overvejer
Denne beregner arbejder baglæns. Du indtaster den pris, kunden skal betale, og ser derefter, hvad der er tilbage, når opgavens omkostninger bliver trukket fra.
Hvis du endnu ikke har fastsat prisen, skal beregningen gå den modsatte vej. Så skal alle omkostninger først samles, hvorefter den ønskede fortjeneste bliver lagt ind med den korrekte beregning.
Den næste guide bliver derfor: “Hvad skal du tage for en opgave?” Her kan du beregne en nødvendig salgspris ud fra dine omkostninger og den overskudsgrad, du ønsker.
Brug beregningen på afsluttede opgaver
Beregneren kan bruges, før du sender et tilbud, men den bliver særligt nyttig, når du sammenligner forventningen med det, der faktisk skete.
Når opgaven er afsluttet, kan du indtaste:
- Det endelige fakturerede beløb
- De timer, der reelt blev brugt
- De faktiske materialeudgifter
- Den reelle kørsel
- Ekstra udgifter, der opstod undervejs
Hvis den samme opgavetype gentagne gange giver mindre end forventet, har du et konkret grundlag for at justere priser, arbejdsgang eller tilbud. På den måde bliver tidligere opgaver en hjælp til at beregne de næste bedre.
Den bedste prisberegning bliver bedre efter hver afsluttet opgave.
Sammenlign det forventede tidsforbrug og de forventede udgifter med det faktiske resultat.
Ofte stillede spørgsmål om overskud på en opgave
Hvad er reelt overskud på en opgave?
Det er opgavens indtægt minus ejerens arbejdstid, medarbejderomkostninger, materialer, kørsel, direkte udgifter og opgavens andel af markedsføring, administration og faste udgifter.
Skal beløbene indtastes med eller uden moms?
Virksomhedens beregning bør som udgangspunkt laves ekskl. moms, når virksomheden er momsregistreret og har fradrag for købsmomsen. Beregneren på denne side bruger beløb ekskl. moms.
Hvorfor skal min egen arbejdstid tælles som en udgift?
Ellers bliver betaling for dit arbejde blandet sammen med virksomhedens overskud. Ved at give din tid en værdi kan du se, om opgaven både betaler dig for arbejdet og skaber et overskud.
Hvordan fordeler jeg markedsføring pr. kunde?
Du kan dele årets markedsføringsudgift med antallet af betalende kunder, bruge en procentdel af omsætningen eller indtaste et fast beløb for den konkrete kunde.
Hvordan fordeler jeg virksomhedens faste udgifter?
En enkel metode er at dele de årlige faste udgifter med et realistisk antal betalende kunder. Hvis opgavernes størrelse varierer meget, kan en procentdel af omsætningen være mere passende.
Hvad er en god overskudsgrad?
Der findes ikke én rigtig overskudsgrad for alle virksomheder og opgaver. Den nødvendige overskudsgrad afhænger blandt andet af risiko, branche, kapacitet, investeringer og virksomhedens mål.
Gemmer Kundeklar mine tal fra beregneren?
Nej. Beregningen foregår i din browser, og de indtastede beløb bliver hverken sendt, gemt eller registreret af Kundeklar.
Kan beregneren bruges som virksomhedens regnskab?
Nej. Den giver et vejledende resultat for en konkret opgave og erstatter ikke bogføring, driftsbudget, årsregnskab eller individuel rådgivning.
Skal virksomheden være bedre til at skabe og håndtere kundehenvendelser?
Kundeklar hjælper små virksomheder med hjemmesider, kundehenvendelser, tilbud og opfølgning, så der bliver bedre sammenhæng mellem markedsføring, kunder og ordrebog.
Kontakt Kundeklar